Oferty z cennika i kartoteki
Handlowiec podaje klienta i produkty, a system składa ofertę PDF na Twoim szablonie. Ceny i rabaty bierze prosto z Optimy, więc nikt ich nie przepisuje i nikt się nie pomyli o zero.
Integracja ERP
Integracja Comarch ERP Optima z AI
Optima wie wszystko o Twoich klientach, cenach i sprzedaży. Problem w tym, że żeby coś z niej wyciągnąć, ktoś musi usiąść, kliknąć w pięć okien i przepisać wynik do maila. Podłączamy do niej asystenta AI, który robi to za niego.
65 min audytu procesuWycena na piśmieBez zmiany ERP
Optima zostaje. AI dostaje do niej dostęp.
Nie wymieniamy systemu, który prowadzi Ci księgowość, magazyn i faktury, bo to byłby osobny, ryzykowny projekt. Robimy coś prostszego: dane z Optimy stają się dostępne dla asystenta AI i dla automatyzacji. Handlowiec pyta o klienta jednym zdaniem zamiast przeklikiwać kartotekę, oferta powstaje z aktualnego cennika, a poniedziałkowy raport składa się sam. Dokumenty księgowe, e-faktury i KSeF dalej robi Optima, tak jak dziś.
Co robimy z danymi z Optimy
Raporty i analizy sprzedaży
Sprzedaż per klient, per handlowiec, per grupa towarowa, porównanie z zeszłym rokiem. Zestawienia, które dziś ktoś robi w Excelu z eksportu, powstają same albo na jedno pytanie.
Odpowiedzi o stanach i dokumentach
Czy mamy towar na magazynie, czy klient zapłacił fakturę, kiedy było ostatnie zamówienie. Pytasz jak współpracownika, odpowiedź przychodzi z danych, a nie z pamięci.
Nowi kontrahenci i zapytania
Dane z wizytówki, maila albo formularza trafiają do Optimy jako szkic kontrahenta lub zamówienia. Człowiek je sprawdza i zatwierdza. Nic nie ląduje w księgowości bez jego akceptacji.
Jak to wygląda w praktyce
Przykłady z projektów, które prowadzimy dla firm pracujących na Optimie. Nazwy klientów zostają u nas.
Producent maszyn: oferty po targach
Po targach zostaje stos wizytówek i kilkadziesiąt ofert do napisania ręcznie, każda z cenami przepisywanymi z Optimy. Budujemy asystenta, któremu handlowiec wysyła zdjęcie wizytówki i listę maszyn. System odnajduje kontrahenta w kartotece albo zakłada szkic nowego, a ofertę liczy z cennika. Model językowy nie wymyśla żadnej ceny, tylko wskazuje pozycje.
Mailing do własnej bazy klientów
Kartoteka kontrahentów w Optimie to często kilka tysięcy firm, do których nikt nie pisał od lat. Łączymy ją z systemem wysyłki, dzielimy według tego, co kupowali, i uruchamiamy spersonalizowane kampanie. Odpowiedzi trafiają do handlowca z pełną historią klienta z Optimy.
Raport dla właściciela bez eksportów
Zamiast prosić księgową o zestawienie, właściciel pyta asystenta: jak idzie sprzedaż w tym miesiącu, kto zalega z płatnościami, który towar leży. Odpowiedź przychodzi w kilka sekund, z liczbami z Optimy.
Kiedy to się opłaca
Integracja z ERP ma sens, gdy dane z Optimy są potrzebne ludziom częściej, niż są w stanie je wyciągnąć.
Oferty piszecie ręcznie, a ceny są w Optimie
Każde przepisanie ceny to minuty pracy i ryzyko błędu, które wychodzi dopiero u klienta.
Raporty powstają z eksportów do Excela
Jeśli ktoś co tydzień eksportuje dane i skleja arkusz, ta praca jest do zdjęcia w całości.
Tylko jedna osoba umie znaleźć dane w Optimie
Kiedy ta osoba jest na urlopie, reszta firmy czeka. Asystent odpowiada każdemu, kto ma do tego uprawnienia.
Kartoteka klientów leży nieużywana
Tysiące kontrahentów, do których nikt nie wraca, to najtańszy możliwy kanał sprzedaży.
Jak wygląda integracja z Optimą
Integrujemy się z Comarch ERP Optima zarówno na własnym serwerze firmy, jak i w typowych konfiguracjach sieciowych. Na audycie sprawdzamy Twoją wersję i konfigurację i dobieramy sposób połączenia, który jest bezpieczny i nie wymaga zmian w pracy księgowości. Najczęściej zaczynamy od samego odczytu danych, a zapis wprowadzamy dopiero wtedy, gdy zespół zaufa systemowi.
Bezpieczeństwo danych i księgowości
Trzy zasady, których się trzymamy. Po pierwsze, na start asystent tylko czyta. Po drugie, wszystko, co miałoby trafić do Optimy, powstaje jako szkic do zatwierdzenia przez człowieka. Po trzecie, ceny, rabaty i kwoty liczy kod na podstawie danych z systemu, a nie model językowy. Korzystamy z usług AI, w których dane firmowe nie służą do trenowania modeli.
Integracja Optimy z KSeF
E-faktury i wysyłka do KSeF zostają tam, gdzie są, czyli w Optimie i u Twojego partnera Comarch. Nie budujemy obok nich drugiego obiegu faktur, bo to prosta droga do rozbieżności. Asystent może za to czytać faktury i ich statusy, żeby odpowiadać na pytania i pilnować płatności.
Ile kosztuje integracja Optimy z AI
Koszt wyznaczają trzy rzeczy: Twoja konfiguracja Optimy, to, czy wystarczy odczyt, czy potrzebny jest zapis dokumentów, oraz ile procesów chcesz obsłużyć na start. Sama integracja to zwykle mniejsza część projektu. Większą są procesy, które na niej budujemy. Wycenę dostajesz na piśmie po audycie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Comarch Optima da się połączyć z AI?
Tak. Integrujemy się z Comarch ERP Optima i podłączamy do niej asystenta AI oraz automatyzacje. Sposób połączenia dobieramy do Twojej wersji i konfiguracji na audycie, zanim cokolwiek wycenimy.
Czy AI może coś zepsuć w księgowości?
Nie, jeśli system jest dobrze zbudowany. Na start asystent ma dostęp tylko do odczytu. Jeśli później coś ma trafiać do Optimy, na przykład szkic zamówienia czy nowy kontrahent, idzie to przez akceptację człowieka.
Czy trzeba zmieniać wersję Optimy albo dokupować moduły?
Zwykle nie. Jeśli w Twojej konfiguracji potrzebny byłby dodatkowy moduł lub licencja, zobaczysz to w wycenie przed startem, a nie po fakcie.
Czy to działa z Optimą w chmurze?
Tak, pracujemy z różnymi wariantami instalacji Optimy. Szczegóły sprawdzamy na audycie i mówimy wprost, co się da zrobić w Twojej konfiguracji.
Czy pracujecie też z Comarch ERP XL?
XL to inny system, więc traktujemy go jako osobny projekt. Zasada jest ta sama: najpierw odczyt i szkice do zatwierdzenia, potem automatyzacje. Zakres ustalamy na audycie.
Gdzie trafiają dane z Optimy?
Do asystenta trafia tylko to, co jest potrzebne do danego zadania. Korzystamy z usług AI, w których dane firmowe nie są używane do trenowania modeli, a kopia danych, jeśli jest potrzebna, stoi na infrastrukturze w Unii Europejskiej albo u Ciebie na miejscu.
Bezpieczeństwo danych: dziewięć zasad, których trzymamy się w każdym wdrożeniu.Jak chronimy dane
Sprawdźmy, co da się wyciągnąć z Twojej Optimy
65 minut rozmowy. Przechodzimy przez to, jak dziś pracujecie z Optimą, gdzie dane są przepisywane ręcznie i którą drogą da się bezpiecznie do nich podłączyć. Wychodzisz z listą procesów i wyceną na piśmie.
Umów konsultację